Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC? . Điều chỉnh hóa đơn điện tử là một trong những cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót nhằm giúp người bán chỉnh sửa các thông tin sai sót trên hóa đơn đúng theo quy định và theo thực tế xảy ra.
Khi nào thì lập hóa đơn điều chỉnh?
Khi xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 2, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Cụ thể như sau:
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
……
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
………
- b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
…….
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
+ Ngoài việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp xử lý hóa đơn lập sai ra, thì hóa đơn điều chỉnh còn sử dụng trong các trường hợp khác như: Hàng bán bị trả lại (điều chỉnh giảm số lượng), giảm giá hàng bán (điều chỉnh giảm đơn giá), chiết khấu thương mại (Điều chỉnh giảm khoản thực hiện chiết khấu), quyết toán giá trị công trình/dịch vụ (điều chỉnh tăng/giảm so với các hóa đơn đã xuất trước đó)…
Cách lập hóa đơn điều chỉnh:
Tổng quan:
* Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), Hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
(Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót)
Nếu sai cao hơn
Phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Ví dụ: đơn giá đúng là: 11.000.000. Nhưng ghi sai thành 11.000.000
Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá:
Khi lập hóa đơn tại cột đơn giá sẽ ghi phần chênh lệch là: -1.000.000
(Điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm: 10.000.000 – 11.000.000 = -1.000.000)
Nếu sai thấp hơn
Phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.
Ví dụ: Số lượng đúng là: 9. Nhưng ghi sai thành 8
Cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng số lượng:
Khi lập hóa đơn tại cột số lượng sẽ ghi phần chênh lệch là: 1
(Điều chỉnh tăng ghi dấu dương: 9 – 8 = 1)
Nếu sai 1 chỉ tiêu nào đó mà dẫn đến sai các chỉ tiêu khác thì thực hiện điều chỉnh cả những chỉ tiêu bị sai liên đới đó
Ví dụ: Sai thuế suất thuế GTGT dẫn tới sai cả tiền thuế GTGT và tổng thanh toán thì khi điều chỉnh hóa đơn sẽ thực hiện điều chỉnh cả thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán
* Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”..
Lưu ý:
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.
Một hóa đơn chỉ được áp dụng 1 hình thức xử lý sai sót:
Theo điểm c, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp thì:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu
Theo Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Làm thế nào để có hóa đơn điện tử điều chỉnh?
Để có được hóa đơn điện tử điều chỉnh nhanh chóng và chính xác, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn:
Bên mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đảm bảo yêu cầu sau:
- Nội dung ghi rõ những sai sót và điều chỉnh như thế nào.
- Phải có chữ ký, đóng dấu của đầy đủ cả 2 bên mua và bên bán.
Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có nội dung đảm bảo yêu cầu sau:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ các thông tin: Điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa. Hay giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số… ký hiệu… ngày/tháng/năm.
- Bên bán tiến hành ký điện tử rồi gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
Cần chú ý rằng:
- Sau hóa đơn điều chỉnh khi xuất, bên bán và mua đều phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật.
- Hóa đơn điều chỉnh không ghi số âm.
- Bên mua không sử dụng chữ ký số thì cả 2 bên bán và mua sẽ lập biên bản điều chỉnh bằng văn bản giấy và cùng ký tươi.
Một vài các câu hỏi mà bạn có thể quan tâm khi lập hóa đơn điều chỉnh:
Câu hỏi 1: Có bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh không?
Trả lời: Không bắt buộc lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh
Theo Công văn số 34787/CTHN-TTHT ngày 18/7/2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử thì:
Khi áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn đã gửi cho người mua bị sai sót thì doanh nghiệp xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định này.
Theo đó, doanh nghiệp được lựa chọn lập HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới để điều chỉnh lại nội dung sai sót.
Việc lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới chỉ bắt buộc nếu các bên có thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì được miễn lập biên bản điều chỉnh.
Câu hỏi 2: Hóa đơn điều chỉnh có phải gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT không?
Trả lời: Khi lập hóa đơn điều chỉnh không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
Theo công văn 1647/TCT-CS 2023 ngày 10/05/2023 của Tổng Cục Thuế về hóa đơn điện tử thì:
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
=> Các trường hợp phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT gồm có:
+ Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
+ Trường hợp phát hiện hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử loại cũ (theo thông tư 32/2011/TT-BTC) đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 có sai sót
Ngoài ra, còn 1 trường hợp nữa phải lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT đó là:
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
(Theo điểm b, khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp)
Còn:
Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Bài viết trên là toàn bộ các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử điều chỉnh. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP KẾ TOÁN VIỆT NAM
Cơ sở Hà Nội: P601 Tòa nhà Sunrise Building số 90 Trần Thái Tông, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Cơ sở Hồ Chí Minh: Số 95 đường số 5, Phường An Phú, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh
Cơ sở Hải Phòng: 4/23 phố Phạm Huy Thông, P. Lam Sơn, Q. Lê Chân, Hải Phòng
Cơ sở Thái Bình: Số nhà 17/1, Ngõ 515 Lý Thường Kiệt, Trần Lãm, Thái Bình
Cơ sở Quảng Ninh: 258 đường Trần Phú, P. Cao Xanh, TP Hạ Long, Quảng Ninh
Điện thoại: 024.32008354/024.32008364
Hotline: 0906298089/0967 66 1212
