Ngành vận tải là một trong những ngành có đặc thù kế toán riêng biệt do tính chất di chuyển liên tục, chi phí biến động lớn, và hệ thống tài sản cố định đặc thù. Dưới đây là những điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý khi làm việc tại doanh nghiệp vận tải:
- Doanh nghiệp vận tải làm những gì?
- Vận chuyển hàng hóa, hành khách
- Cho thuê xe có lái, không lái
- Vận chuyển khách chuyến cố định
- Vận chuyển khách theo nhu cầu
- Thời điểm xuất hóa đơn trong doanh nghiệp vận tải
- Theo TT78/2022 đang có hiệu lực thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ là khi khách chuyển tiền đặt cọc hoặc khi nghiệm thu hoàn thành cung cấp dịch vụ tùy vào điều kiện nào đến trước thì xuất trước.
- Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải, giao nhận hàng hóa cung ứng dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hóa cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh có thểlập hóa đơn vào ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung ứng dịch vụ kèm theo bảng kê chi tiết số lượng giao nhận, vận tải hàng hóa trong tháng phát sinh hoạt động cung ứng dịch vụ (Công văn số 15606/BTC-TCT ngày 18/10/2014 của Bộ Tài chính )
- Theo NĐ 70/2025 (áp dụng từ ngày 1/6/2025)
+ Doanh nghiệp kinh doanh cước taxi : Hóa đơn được xuất ngay sau khi kết thúc chuyến đi
+ Doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa, hành khách : trên hóa đơn phải thể hiện rõ biển kiểm soát, điểm đi điểm đến
+ Doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa cho sàn thương mại điện tử thì ghi rõ tên người mua, mã số thuế hoặc định danh điện tử
+ Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ quảng cáo truyền hình, dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ bưu chính và chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.”
- Tập hợp giá thành trong công ty vận tải
- Giá thành dịch vụ trong công ty vận tải được cấu tạo bởi ba chi phí
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : xăng, dầu, thuê xe, cước vận chuyển.
+ Chi phí nhân công trực tiếp : lương, bảo hiểm
+ Chi phí sản xuất chung : Khấu hao xe, sửa chữa xe, phụ tùng thay thế…
- Kế toán cần phân loại và ghi nhận riêng doanh thu – chi phí tương ứng cho từng loại dịch vụ nhằm truy vết nguồn gốc rõ ràng
- Hạch toán kế toán trong công ty vận tải
- Mua xăng dầu đổ trực tiếp cho xe
Nợ TK 154/621 (TT133/200)
Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
- Trường hợp mua xăng, dầu về nhập kho rồi mới xuất sử dụng. Lưu ý, trường hợp này DN phải có téc chứa
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111,112,331
Khi xuất : Nợ TK154/621 – Có TK 152
- Chi phí: Nợ TK 622,627/154/ có TK 334
- Chi trả: Nợ TK 334/ có TK 111,112
- Trích bảo hiểm các loại theo quy định (tính vào chi phí).
Nợ Tk 154/622 (TT133/200)
Có TK 3383 (BHXH 17.5%)
Có TK 3384 (BHYT 3%)
Có TK 3389 (BHTN 1%)
- Trích bảo hiểm các loại theo quy định và tiền lương của người lao động.
Nợ TK 334
Có TK 3383 (BHXH 8%)
Có TK 3384 (BHYT 1,5%)
Có TK 3389 (BHTN1%)
- Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
Nợ TK 3383 (BHXH 26%)
Nợ TK 3384 (BHYT 4,5%)
Nợ TK 3389 (BHTN 2%)
Có TK 112 (34,5%)
- Tính thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
Nợ TK 334 Thuế TNCN
Có TK 3335
- Lưu ý: Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động + CMTND photo kẹp vào
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả đều có đầy đủ chữ ký
+ Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
= > thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+ Hàng tháng: Phiếu chi tiền lương hoặc bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng + Bảng lương + Bảng chấm công + Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có …
- Khấu hao xe ô tô hàng tháng
Nợ TK 154/627 (TT133/200)
Có TK 214
- Phân bổ chi phí sửa xe, thay thế phụ tùng, chi phí thuê xe…
Nợ TK 154/627 (TT133/TT200)
Có TK 242
- Hồ sơ cần hoàn thiện
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ/ hợp đồng thuê xe/ Hợp đồng cước vận chuyển
- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Biên bản bàn giao hàng hóa
- Hóa đơn
- Chứng từ thanh toán
- Kiểm soát chi phí- doanh thu trong công ty vận tải
6.1 Quản lý chi phí nhiên liệu – khâu trọng yếu
- Nhiên liệu (xăng, dầu) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí.
- Cần xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu theo từng loại xe, từng tuyến đường (có xác nhận của giám đốc) để làm căn cứ phân bổ chi phí hợp lý.
- Hóa đơn xăng dầu phải:
- Xuất đúng tên công ty, mã số thuế.
- Có bảng kê sử dụng nhiên liệu và sổ nhật trình chạy xe để đối chiếu.
- Ghi rõ biển kiểm soát trên hóa đơn
- Những khoản không có căn cứ chứng minh dễ bị loại khi quyết toán thuế.
6.2 Chi phí khấu hao phương tiện vận tải đúng quy định
- Xe tải, xe đầu kéo, xe chuyên dụng đều thuộc tài sản cố định – cần được trích khấu hao theo Thông tư 45/2013/TT-BTC.
- Lưu ý:
- Phân loại tài sản đúng nhóm để áp dụng mức khấu hao phù hợp (theo khung thời gian tối thiểu – tối đa).
- Lập bảng tính và phân bổ khấu hao hàng tháng để phản ánh chi phí vận hành thực tế.
6.3 Chi phí sửa chữa, bảo trì xe
- Chi phí bảo trì nhỏ: đưa vào chi phí trong kỳ.
- Chi phí lớn (đại tu): có thể phải ghi nhận là chi phí trả trước dài hạn và phân bổ dần.
- Tài liệu cần lưu:
- Hóa đơn sửa chữa (ghi rõ biển số xe, nội dung sửa chữa).
- Biên bản nghiệm thu sửa chữa, lệnh sửa chữa nội bộ.
- Báo giá & hợp đồng kèm theo
6.4 Chi phí cầu đường, bến bãi, BOT
- Những chi phí này thường có hóa đơn điện tử tự động từ hệ thống. Khi làm tài khoản VETC cần đăng ký tài khoản của công ty để được tính vào chi phí
- Kế toán cần:
- Tổng hợp định kỳ (tuần/tháng).
- Lập bảng kê chi phí có xác nhận của bộ phận vận hành hoặc lái xe.
6.5 Quản lý doanh thu vận tải theo từng hợp đồng/chuyến xe
- Doanh thu có thể phát sinh từ:
- Hợp đồng thuê chuyến (theo chuyến hàng cụ thể).
- Hợp đồng nguyên tắc (thuê xe theo tháng, theo km).
- Cần có bảng kê chuyến vận chuyển, phiếu giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ làm căn cứ ghi nhận doanh thu.
- Việc theo dõi chi tiết theo từng chuyến xe giúp:
- Kiểm soát công nợ khách hàng.
- Phân tích hiệu quả hoạt động của từng tuyến/xe.
Nhiều chuyến vận chuyển phát sinh ở cuối tháng nhưng kết thúc ở đầu tháng sau.
Kế toán cần xác định rõ nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp với nguyên tắc phù hợp và dồn tích.
Ví dụ:
- Chuyến hàng bắt đầu ngày 29/03 và kết thúc ngày 02/04 → doanh thu ghi nhận tháng 4 nếu biên bản bàn giao/hoàn thành nằm trong tháng 4
Kế toán trong doanh nghiệp vận tải đòi hỏi sự tỉ mỉ, sát sao và hiểu biết thực tế hoạt động vận hành. Việc thiết lập quy trình nội bộ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán – điều hành – lái xe sẽ giúp kiểm soát chi phí tốt hơn và giảm rủi ro khi quyết toán thuế.
📚 Nếu bạn cần bộ biểu mẫu kế toán ngành vận tải, hoặc hướng dẫn thực hành theo từng nghiệp vụ, đừng ngần ngại nhắn tin để được hỗ trợ.
Công ty TƯ vấn giải pháp Kế toán Việt Nam
Số 6 ngõ 1 đường Trần Quý Kiên, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline : 0906.298.089