Hồ sơ công tác phí gồm những gì? - Công ty TNHH Tư vấn giải pháp Kế toán Việt Nam

Công tác phí là gì? Hồ sơ công tác phí gồm những gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

– Người lao động sẽ được thanh toán khoản công tác phí nếu thực hiện đúng nhiệm vụ được giao; được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.

Hồ sơ công tác phí bao gồm :

+ Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

+ Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

+ Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn GTGT, Vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….(Nếu trên 5 triệu phải chuyển khoản – kể từ ngày 1/7/2025, trước đó là trên 20 triệu)

+ Quyết định cử đi công tác (Nêu rõ tên nhân viên trong DN được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân (Quy định rõ vấn đề này, nếu khoán chi thì phải chi tiết mức khoán chi)

– Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

Quy định về công tác phí trong Doanh nghiệp như thế nào?

Theo khoản 2.9 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác có quy định như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

…

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, nếu như chi phí phụ cấp mà công ty dành cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ngày 19/3/2025, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 12/2025/TT-BTC sửa đổi Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị : quy định chi tiết mức tiền chi hỗ trợ cho các khoản tiêu chuẩn mua vé máy bay, kinh phí sử dụng ô tô công tác, phụ cấp lưu trú

Để tải bộ hồ sơ công tác phí, mời bạn bấm vào đây :

https://drive.google.com/drive/folders/1fRq0Tak-grnSPM0w-4DibCqdK2tmO-FL?usp=sharing

Cần tư vấn thêm, xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GIẢI PHÁP KẾ TOÁN VIỆT NAM

F601 tòa nhà Sunrise building số 90 Trần Thái Tông, phường Cầu Giấy, TP Hà Nội

Hotline : 0906.298.089 / 0967.66.12.12

Website : https://ketoanvina.com/

Fanpage : https://www.facebook.com/giaiphapketoanvietnam?locale=vi_VN

Tiktok : https://www.tiktok.com/@minhtuyet2707?_t=ZS-8xsHODOFrPz&_r=1

Nhóm zalo giải đáp thắc mắc : https://zalo.me/g/uqjsrx409