Hồ sơ thang bảng lương gồm những gì? Là vấn đề mà nhiều Doanh nghiệp quan tâm.
Hồ sơ thang bảng lương là tài liệu nội bộ doanh nghiệp tự lưu giữ (không cần nộp cho cơ quan Lao động) để làm căn cứ đóng BHXH và giải trình. Bộ hồ sơ hợp lệ bao gồm :
- Hệ thống thang lương, bảng lương (chi tiết mức lương cho từng chức danh, vị trí).
- Quyết định ban hành.
- Biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Bảng quy định tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng cho từng chức danh.
- Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp.
Quy định về thang bảng lương doanh nghiệp
Thang bảng lương là gì?
“Thang bảng lương là tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp cần xây dựng để làm căn cứ xác định mức lương và các tiêu chí lao động. Đây cũng là cơ sở quan trọng trong việc tuyển dụng và thỏa thuận với người lao động, đồng thời được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động.”
Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương
Căn cứ theo quy định trong Điều 93, Luật Lao động 2019, việc xây dựng thang bảng lương và định mức lao động phải tuân theo các quy định sau:
- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo chức danh hoặc công việc được ghi trong hợp đồng lao động.
- Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Lưu ý: Thang bảng lương phải được công bố rộng rãi đến toàn thể người lao động trước khi đi vào áp dụng. Điều này nhằm đảm bảo sự đồng thuận về thang bảng lương, tránh những hiểu lầm hoặc tranh cãi không cần thiết.
Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp
Bước 1: Thiết lập hệ thống thang bảng lương
Khi xây dựng thang bảng lương, cần đảm bảo rằng mức lương khởi điểm cho từng chức danh hoặc vị trí không được thấp hơn mức lương tối thiểu do pháp luật quy định. Theo Điều 91 Bộ luật Lao động 2019, mức lương tối thiểu là mức thấp nhất được trả cho lao động thực hiện công việc đơn giản trong điều kiện bình thường, nhằm đáp ứng nhu cầu sống cơ bản của họ và gia đình.
Mức lương tối thiểu được điều chỉnh theo vùng, áp dụng theo tháng hoặc giờ, dựa trên các yếu tố như mức sống tối thiểu, chỉ số giá tiêu dùng, tình hình kinh tế, và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Hằng năm, Chính phủ sẽ ban hành mức lương tối thiểu vùng mới, và các doanh nghiệp cần cập nhật thang lương, bảng lương để đảm bảo tuân thủ quy định.
Từ ngày 1/7/2025, theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu được quy định như sau:
| Vùng | Lương tối thiểu tháng (đồng/tháng) | Lương tối thiểu giờ (đồng/giờ) |
|---|---|---|
| Vùng I | 4.960.000 | 23.800 |
| Vùng II | 4.410.000 | 21.200 |
| Vùng III | 3.860.000 | 18.600 |
| Vùng IV | 3.450.000 | 16.600 |
Từ lương tối thiểu và căn cứ thêm vào cấp bậc công việc, doanh nghiệp đưa ra thang bảng lương phù hợp với các vị trí.
Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động, người sử dụng lao động phải gửi văn bản lấy ý kiến về thang lương, bảng lương và định mức lao động. Tổ chức đại diện sẽ tổng hợp ý kiến, phản hồi để hai bên thảo luận, đối thoại, và kết quả sẽ được lập thành văn bản. Nội dung chính phải được công khai trong vòng 3 ngày làm việc sau khi đối thoại kết thúc.
Trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện, việc tham khảo ý kiến công đoàn cấp trên là không bắt buộc.
Bước 3: Công khai thang bảng lương
Công khai thang bảng lương là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương và quản lý lao động. Doanh nghiệp phải công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng, giúp người lao động nắm rõ các quy định liên quan đến mức lương và điều kiện lao động. Thang bảng lương có thể được công khai bằng văn bản, thông báo giấy hoặc thư điện tử tới người lao động.
Bước 4: Theo dõi, quản lý việc thực hiện thang bảng lương
Việc theo dõi và quản lý chặt chẽ thang bảng lương giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đúng các quy định pháp luật và duy trì tính minh bạch trong trả lương. Hồ sơ liên quan đến thang lương, bảng lương cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết, đồng thời làm cơ sở xử lý các tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến quyền lợi của người lao động.
Mức phạt khi vi phạm về thang bảng lương
Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định như:
- Không công khai thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng trước khi áp dụng tại nơi làm việc.
- Không xây dựng hoặc không thử nghiệm mức lao động trước khi chính thức ban hành các quy định liên quan đến lương và định mức lao động.
- Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trong quá trình thiết lập các quy chế về lương thưởng và định mức lao động.
Ngoài ra, khoản 3 Điều 17 cũng quy định mức phạt đối với hành vi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu như sau:
- Từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng nếu vi phạm liên quan đến 1-10 lao động.
- Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng nếu số lao động bị ảnh hưởng là 11-50 người.
- Từ 50.000.000 đến 75.000.000 đồng nếu vi phạm liên quan đến trên 51 lao động.
Mức phạt trên áp dụng với người vi phạm là cá nhân. Mức phạt dành cho tổ chức sẽ gấp 2 lần đối với cá nhân
Link tải hồ sơ tại đây !
Cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ số hotline : 0906.298.089